Gewusst wie: Erstellen und Verwalten von Spark-E-Mail-Vorlagen und vordefinierten Antworten

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Wenn Sie feststellen, dass Sie dieselbe E-Mail mit nur wenigen Änderungen immer wieder per E-Mail versenden, z. B. neue Adressaten, oder wenn Sie ständig auf Nachrichten mit derselben Antwort antworten, ist es Zeitverschwendung, sie jedes Mal auszutippen. Spark, ein E-Mail-Client eines Drittanbieters für mobile Geräte, erledigt die gesamte Arbeit – unabhängig davon, für welches E-Mail-Konto Sie sie benötigen.

Die Funktion von Spark ähnelt den vordefinierten Antworten von Google Mail und anderen E-Mail-Diensten, mit denen Sie benutzerdefinierte E-Mail-Vorlagen erstellen können, aus denen Sie auswählen können, ob Sie zuerst eine E-Mail an jemanden senden oder nur antworten. Während die meisten Dienste, einschließlich Google Mail und Apple Mail, Vorlagen auf Desktop- und Web-Apps beschränken, ist Spark’s direkt in seiner mobilen App verfügbar und funktioniert für Google Mail, Apple Mail, Yahoo usw.

Stellen Sie zunächst sicher, dass Sie die neueste Version von Spark auf Ihrem Gerät ausführen. Während Spark sowohl für iOS als auch für Android verfügbar ist, sind Vorlagen derzeit nur für iPhones verfügbar. Die unterstützte Vorlage wurde in Spark Version 2.1 für iOS gestartet, funktioniert jedoch bei neueren Versionen etwas anders.

Schritt 1: Greifen Sie auf den Vorlageneditor zu

Es gibt zwei Möglichkeiten, eine Vorlage zu starten. Tippen Sie in einem Entwurf zuerst auf das Vorlagensymbol in der Menüleiste und dann auf das + (Plus) Schaltfläche oben rechts in der Vorlagen Seite. Alle verbundenen Konten und Teams mit Vorlagenordnern werden angezeigt. Wenn Sie nicht sicher sind, in welchem ​​Ordner Ihre Vorlage gespeichert werden soll, beginnen Sie mit “Meine Vorlagen”. Sobald Sie einen Ordner ausgewählt haben, wird der Vorlageneditor gestartet.

Der zweite Weg, um diesen Vorlageneditor zu erreichen, sind die In-App-Einstellungen. Wenn Sie Ihren Posteingang oder einen anderen Ordner anzeigen, z. B. gesendete E-Mails, tippen Sie entweder oben links auf das Hamburger-Menüsymbol oder wischen Sie von links nach rechts und anschließend auf “Einstellungen”. Tippen Sie anschließend auf “Vorlagen”, und Sie befinden sich im selben Ordnerauswahlbildschirm wie bei der ersten Methode. Tippen Sie auf die + (plus), dann wählen Sie Ihren Ordner.

Sie können keine benutzerdefinierten Vorlagenordner erstellen. Verwenden Sie daher “Meine Vorlagen” für persönliche und einen Teamordner für Vorlagen, auf die andere Teammitglieder zugreifen sollen.

Erstellen und Verwalten von Spark-E-Mail-Vorlagen und vordefinierten Antworten
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Finden des Vorlageneditors über einen Entwurf (links) und die Einstellungen (rechts).

Schritt 2: Benennen und entwerfen Sie Ihre Vorlage

Fügen Sie zunächst oben im Feld “Name Ihrer Vorlage” einen Namen für die benutzerdefinierte Vorlage hinzu. Sie können dies bei Bedarf jederzeit ändern. Dieser Titel wird keinem Empfänger angezeigt, da nur Sie oder Ihr Team bei der Suche nach der benötigten Vorlage behilflich sind.

Wenn Sie wissen, wie man eine E-Mail schreibt, wissen Sie, wie man eine Vorlage erstellt. Sie speichern sowohl einen Betreff als auch einen Textkörper mit Ihrer Vorlage, ähnlich wie beim Schreiben einer normalen Nachricht. Sie können Anhänge mit dem Büroklammersymbol hinzufügen, und in der Menüleiste über der Tastatur werden sogar dieselben Rich-Text-Formatierungswerkzeuge angezeigt. Das einzige, was Sie hier jedoch nicht finden, ist das Signaturfeld, das Sie erst hinzufügen können, nachdem Sie Ihre Vorlage in einem Entwurf ausgewählt haben.

Für diejenigen unter Ihnen, die E-Mails mit HTML erstellen, können Sie den HTML-Code einfach direkt in den Text der E-Mail einfügen, und Spark erkennt ihn als solchen.

Erstellen und Verwalten von Spark-E-Mail-Vorlagen und vordefinierten Antworten
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Schritt 3: Fügen Sie automatische Füllstoffe hinzu (falls erforderlich)

Das automatische Ausfüllen in Spark-Vorlagen ist genau das, wonach es sich anhört: Platzhalter für Informationen, die später korrekt ausgefüllt werden. In diesem Fall beziehen sie sich entweder auf Ihren Namen oder auf den Namen des Empfängers.

Wenn Sie eine Vorlage mit einer dieser Optionen anwenden, wird das automatische Ausfüllen Ihres Namens automatisch basierend auf Ihren Kontaktinformationen im Feld “Von:” ausgefüllt. Ebenso bestimmt das Feld “An:”, was in den automatischen Fülletiketten des Empfängers angezeigt wird. Dies kann entweder der Name einer Person oder ein Firmenname sein.

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Um eine automatische Füllung zu verwenden, richten Sie den Cursor an der Stelle aus, an der die automatische Füllung angezeigt werden soll, und tippen Sie dann in der Formatierungssymbolleiste auf das blaue Symbol “Abc”. Als nächstes werden Ihnen sechs Benennungsoptionen angezeigt:

Mein Vorname Mein Nachname Mein vollständiger Name Vorname des Empfängers Nachname des Empfängers vollständiger Name des Empfängers

Jeder ist selbsterklärend. Sie können mehr als eine dieser Optionen auf jede Vorlage sowie auf Duplikate jedes Elements anwenden. Sie können also nach Belieben verschiedene Versionen wiederholen oder verwenden.

Erstellen und Verwalten von Spark-E-Mail-Vorlagen und vordefinierten Antworten
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Hinweis: Die Empfängeroptionen werden erst später automatisch ausgefüllt, wenn Sie den Namen dieses Benutzers in Ihren Kontakten gespeichert haben. Sie funktionieren auch nur beim persönlichen E-Mail-Austausch. Andernfalls wird der Bereich, in dem sich jeder Empfänger automatisch ausfüllt, einfach in einen Platzhalter umgewandelt, den Sie manuell ändern müssen.

Schritt 4: Platzhalter hinzufügen (falls erforderlich)

Platzhalter dienen als leicht identifizierbarer Bereich, durch den Sie Text nach dem Anwenden der Vorlage ersetzen können. Auf diese Weise senden Sie nicht versehentlich eine E-Mail mit “Projektname hier” oder “Q3-Statistiken”, wenn Sie Ihre Notiz für sich selbst beschönigen.

Die Verwendung von Platzhaltern funktioniert ähnlich wie das automatische Ausfüllen. In früheren Versionen von Spark wurde alles nur als “Platzhalter” bezeichnet, wobei automatische Füllungen im Platzhaltermenü als “benutzerdefinierte Platzhalter” bezeichnet wurden. Jetzt gibt es eine gewisse Trennung, aber es funktioniert genauso.

Erstellen und Verwalten von Spark-E-Mail-Vorlagen und vordefinierten Antworten

Richten Sie die Position des Platzhalters in Ihrem Text aus und tippen Sie in der Formatierungssymbolleiste auf das orangefarbene Symbol “Abc”. Ein orangefarbener “Platzhalter” wird in Ihrer Vorlage angezeigt, wo Sie angegeben haben. Beginnen Sie mit der Eingabe, und was auch immer Sie eingeben, wird der Platzhalter sein. Wenn Sie fertig sind, können Sie einfach auf eine andere Stelle in Ihrer Vorlage tippen, und der Platzhalter wird durchgehend mit Ihrem Text orange.

Erstellen und Verwalten von Spark-E-Mail-Vorlagen und vordefinierten Antworten
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Schritt 5: Speichern Sie Ihre Vorlage

Wenn Sie mit der Arbeit an Ihrer Vorlage fertig sind, tippen Sie auf “Speichern”. Sie kehren zu dem Vorlagenordner zurück, in dem Sie Ihre Vorlage gespeichert haben. Wenn Sie Anpassungen vornehmen möchten, tippen Sie einfach in der Liste auf Ihre Vorlage und tun Sie dies entsprechend. Bei nachfolgenden Änderungen müssen Sie nicht auf “Speichern” klicken, um es zu speichern. Drücken Sie einfach die Zurück-Taste, und alle Änderungen werden automatisch gespeichert.

Schritt 6: Wenden Sie eine Vorlage auf einen Entwurf an

Die Verwendung von Vorlagen ist recht einfach. Beginnen Sie zunächst mit einem leeren Entwurf, entweder als neue E-Mail oder als Antwort, und stellen Sie dann sicher, dass Sie den Empfänger hinzufügen, wenn Sie eine automatische Füllung des Empfängers verwenden. Dies ist sehr wichtig, da automatische Füllungen nach dem Hinzufügen einer Vorlage nicht automatisch geändert werden können. Daher muss der Empfänger zuvor hinzugefügt werden, damit die Vorlage das Feld “An:” lesen kann. Wenn Sie dies versehentlich vergessen haben, müssen Sie einen neuen Entwurf starten oder manuell ändern.

Wenn Sie automatische Füllelemente für Ihren Namen in der Vorlage haben, stellen Sie sicher, dass Sie das Feld “Von:” in eine beliebige E-Mail-Adresse ändern, die Sie verwenden möchten, bevor Sie die Vorlage anwenden. Es muss zuerst gelesen werden, wenn es angewendet wird, und kann später nicht automatisch geändert werden. Dies ist kein Problem, wenn Sie nur ein E-Mail-Konto in Spark haben oder wenn Ihr Name für jedes E-Mail-Konto gleich ist.

Tippen Sie anschließend auf das Vorlagensymbol in der Menüleiste und wählen Sie Ihre Vorlage aus dem Popup-Fenster aus. Wenn Sie es nicht sehen, verwenden Sie die Suchfunktion, um es zu finden. Sobald Sie dies getan haben, tippen Sie einfach auf Ihre Vorlage und voilà – Ihr leerer Entwurf ist jetzt Ihre E-Mail-Vorlage mit automatischen Füllern und Platzhaltern.

Wenn Sie Platzhalter haben, können Sie einfach aktualisierten Text hinzufügen. Tippen Sie auf den Platzhalter und stellen Sie sicher, dass er dunkelorange wird. Beginnen Sie als nächstes mit der Eingabe. Die Orange verschwindet und Sie können alles eingeben, was Sie brauchen.

Erstellen und Verwalten von Spark-E-Mail-Vorlagen und vordefinierten Antworten
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Für Signaturen können Sie diese am unteren Rand des E-Mail-Entwurfs hinzufügen oder ändern, bevor oder nachdem Sie die Vorlage angewendet haben. Es spielt keine Rolle.

Schritt 7: Verwalten Sie Ihre Vorlagen

Alle Vorlagen, die Ihnen zur Verfügung stehen, finden Sie auf der Vorlagen Seite, gefunden über Einstellungen -> Vorlagen. Hier können Sie alle von Ihnen erstellten Vorlagen sowie alle anderen für Ihr Team erstellten Vorlagen anzeigen, sofern vorhanden. Um eine Vorlage zu bearbeiten, tippen Sie darauf, nehmen Sie die erforderlichen Anpassungen vor und klicken Sie auf die Schaltfläche Zurück, um sie zu speichern.

So löschen Sie eine Vorlage aus dem Vorlagen In dieser Ansicht können Sie mit der linken Maustaste darauf streichen, um sie automatisch zu löschen, oder mit der linken Maustaste streichen, um die Schaltfläche “Löschen” anzuzeigen. Sie können eine Vorlage auch löschen, indem Sie darauf tippen und dann oben rechts das Auslassungssymbol (•••) auswählen. Wählen Sie im Aktionsblatt “Löschen”.

Im Menü mit den Auslassungspunkten (•••) für jede Vorlage ist außerdem die Option “Kopieren” verfügbar, mit der ein weiteres Aktionsblatt angezeigt wird, in dem Sie gefragt werden, in welchen Ordner Sie eine Kopie erstellen möchten, und “Verschieben” Rufen Sie auch ein anderes Aktionsblatt auf, in dem Sie gefragt werden, in welchen Ordner Sie ihn ändern möchten.

Erstellen und Verwalten von Spark-E-Mail-Vorlagen und vordefinierten Antworten
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Verpassen Sie nicht: So planen Sie E-Mails in Spark, damit Sie nicht vergessen, sie später zu senden

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